Про роботизацию бизнес-процессов (RPA) много говорят, но мало показывают как это выглядит на практике.  Для чего нужна процессная автоматизация?

  1. Позволяет роботизировать рутинные процедуры в которых отсутствует потребность в принятии решений человеком. Особенно много таких процедур именно в бухгалтерии.

  2. Многократно повышает производительность труда при обработке больших массивов, например, таблиц, при этом количество ошибок практически нулевое

  3. Прекрасно справляется с вопросами интеграции разноплатформенных баз данных (Мой Склад, Клиент-банк, 1С)

  4. Работает в выходные дни!

РОБОТ В ШТАТЕ покажет - как автоматизировать рутинные задачи по ведению бухгалтерского учета на Платформе 1С и интегрировать Мой Склад

Back-офис

Ведение списка Заказов клиентов и поставщиков, документов отгрузки и закупки, заработная плата, выписки банка, касса и прочее

Front-офис

Корзина сайта, ведение взаиморасчетов с клиентами и поставщиками

Описание проекта

 

Клиент - e-commerce компания, продающая осветительное оборудование через 3 сайта, объединенных в 2 отдельных аккаунтах Мой Склад. Клиент заказал проект интеграции с 1С, который позволит своевременно выгружать данные из Мой Склад в 1С для ведения бухгалтерского учета на общей и упрощенной системе налогообложения. В качестве back-офиса выбрана 1С.Бухгалтерия 3.0. Клиент пожелал исключить внесение изменений в стандартную конфигурацию 1С.

Мой склад

"Мой склад" презентуется как система управления продажами (CRM) с базовыми возможностями обеспечения закупочного процесса. По мере создания корзины на сайтах компании в МС (Мой Склад) появляются Заказы клиентов с перечнем товара.

После контакта с клиентом на предмет наличия происходит оплата заказа  и менеджер переходит к обеспечению - при необходимости создается Заказ Поставщика, который привязан к Заказу Клиента через "дерево" связанных документов.

Как и положено - МС позволяет работать как с контролем партий товаров, так и без него - то есть отгружать товар, которого к моменту отгрузки нет на складе.

На данной картинке видны ключевые объекты для выгрузки в 1С - заказ клиента, отгрузка, заказ поставщику, приемка, счет-фактура и документ оплаты

Возможности интеграции МС

 

МС позволяет производить обмен данными стандартными методами (обмен с 1С), но в данном случае был выбран альтернативный способ на основе автоматической выгрузки "отчетов - реестров документов". При этом было важно исключить программные изменения в МС.

На сайте МС доступно множество шаблонов отчетов, позволяющих сохранить реестр документов в формате XLS, в т.ч. с данными табличных частей (товаров и цен). Для интеграции были настроены отчеты, которые полностью удовлетворяют своим набором данных загрузку в 1С.

 

МС позволяет настроить автоматическую отправку отчетов по расписанию на отдельный e-mail робота. При необходимости более частого обмена данными можно добавить несколько экземпляров отчета, так как МС не позволяет производить несколько автоматических выгрузок одного отчета. Также не совсем продуман механизм отбора выгружаемых данных. Автоматический отчет всегда отправляет все имеющиеся данные. Но отбор данных можно настроить при импорте в 1С.

Важным реквизитом при обмене данными является поле "дата последнего изменения". При загрузке полного массива данных из МС робот 1С будет ориентироваться именно не него и не будет заново загружать документы уже присутствующие в 1С.

Как выглядит программный робот на стороне 1С

Платформа 1С  является современным решением по созданию программных роботов. В первую очередь можно отметить возможности интеграции с внешним миром, например, с помощью встроенного почтового клиента.

"Роботом" является файл внешней обработки, который автоматизирует только 1 процесс - поэтому такого робота можно назвать однопроцессорным. Триггером для запуска является запуск на расписанию планировщика Windows или запуск по событию - получению почты. Для это используется почтовый клиент Mozilla Thunderbird, который умеет запускать bat файл при поступлении нужного письма. 

 

Важное замечание о робототехнике

Мы создаем однопроцессорные программные роботы, которые как следует из названия автоматизируют только 1 процесс, например, загрузка писем, отработка типа файла и т.д. Любая попытка усложнить робота и добавить в него вторую процедуру несет угрозу выполнения основной функции. В среднем, создания робота 2в1 требует в 5 раз больше времени на разработку и отладку, а попытка создания 10-в-1 возможна в принципе, но на практике не реализуема.

Простой пример. Есть необходимость выполнения 2 действий - получение письма от банка с файлом выписки и загрузка файла в 1с. В случае создания единого 2-процессорного робота, возникает потенциальная проблема - когда поломается загрузка выписки может быть случайно испорчена функция загрузки почты. Однопроцессорный подход позволяет существенно сэкономить на дорогостоящем программировании и быть уверенным, что внесение небольших изменений, например, в алгоритм загрузки заказов не испортит механизм загрузки поступлений товаров, которые на первый взгляд совсем не связаны между собой, но могут использовать совместные процедуры, реквизиты.

 

Неполный перечень роботов и их функционал:

 

Почтовый робот запускается по расписанию или при получении нужного письма, например, из банка с выпиской или от МС с реестром заказов. Робот читает входящие письма и при соблюдении условий (тема, тело, отправитель) сохраняет вложения в отдельные рабочие каталоги, других роботов. 

Отдельные роботы по загрузке отдельных видов документов (заказы клиентов и поставщиков, отгрузки и поступления). запускаются также по расписанию или выбранному триггеру и создают в 1С соответствующие документы.

Банковский робот запускает стандартную процедуру 1С по загрузке файла банковской выписки.

Ошибочный банковский робот исправляет неправильно определенные платежи, созданные стандартным загрузчиком 1С. Традиционно стандартный загрузчик не очень правильно определяет входящие и исходящие займы и указывает их как расчеты с покупателями или поставщиками.

Робот ЯндексКассы при получении уведомления по e-mail от платежного агрегатора создает документ "Операция по платежной карте".

Робот Партионщик анализирует нулевую себестоимость продажи отдельного товара, выискивает по нему закупку и если она существует в тот же день, но позже документа отгрузки самостоятельно меняет дату поступления товара и перепроводит документ реализации. 

Робот-загрузчик накладных и актов реагирует на поступление XML/XLS накладных на почту и автоматически создает Поступление товаров и услуг по неторговым (административным) закупкам, где необходимость выверки данных не так важна. Часть поставщиков имеют собственных роботов, которые рассылают клиентам такие накладные без цифровой подписи.

 

К настоящему моменту создано более 15 однопроцессорных роботов, запускающихся как по расписанию, так и при наступлении нужного события. Роботы обеспечивают синхронизацию данных МС и 1С к началу рабочего дня, при этом используется стандартный функционал МС без необходимости программирования. Каждый робот ведет лог, фиксирующий выполнение команды, а также имеет возможность отправки писем в адрес оператора об ошибках.

В списке внедренных роботов присутствуют как интеграционные роботы, обеспечивающие взаимодействие с внешними базам данных, так и внутренние роботы, которые анализируют и корректирую данные внутри 1С. Роботы выстроены в определенный порядок, чтобы не только не мешать друг другу, но и выполнять правильную последовательность операций.

Сколько стоит однопроцессорный робот

 

Разработка таких роботов на платформе 1С не является дорогим удовольствием. В среднем проект от постановки ТЗ до реализации стоит от 15 до 50 тысяч рублей в зависимости от сложности и наличия готовых разработок у разработчика. .

Одно можно сказать точно - однопроцессорная роботизация нужна почти всем компаниям - даже самым небольшим, так как позволяет сократить количество ошибок и помочь бухгалтерам более качественно выполнять свою работу. Многие бухгалтера привыкли тратить 15 минут в день на скачивание выписки на сайте банка и загрузку ее в 1С. Если отдать эту функцию программному роботу, то очевидна экономия более 1 часа в неделю. И каждый бухгалтер назовет несколько таких функций, для исполнения которых не нужны сложные алгоритмы.

Робот не только эффективен, но и неприхотлив:

  • Работает на практически любом ПО от фирмы 1С (и не только) – от классической «7.7» до современной 8.3 ERP

  • Не требует электронных ключей, готов к работе за несколько минут

  • Идеально подходит малому бизнесу

 

Вы думаете, что вашему предприятию РОБОТ В ШТАТЕ не по карману?

Позвоните и возьмите РОБОТА В ШТАТ   +7 (495) 120-32-69

РОБОТ В ШТАТЕ не является бухгалтерским сервисом, а предназначен для повышения эффективности продаж/закупок

+7 (495) 120-32-69

robot@robotvshtate.ru

© 2016-2020