Часто задаваемые вопросы

Что такое БТС – База Товарного Соответствия?


В программах 1С – это Справочник или регистр сведений, который называется «Номенклатуры контрагентов» (Номенклатура поставщика) в которую записывают информация в формате:

«Мой Товар» у «Поставщика Х» Называется «Товар Y».




Обязательно ли начинать использование ЭДО для накопления БТС?


Если вы сомневаетесь в использовании юридически-значимых e-накладных, то поступаете совершенно правильно. При работе с малым бизнесом применение ЭЦП убивает любые проекты. РОБОТ В ШТАТЕ дает очень простую альтернативу – обмениваться файлами без цифровой подписи. Этот способ называется «ЭДО без ЭЦП» и он не пытается исключить бумажные накладные из ваших процессов, а позволяет сопровождать бумажные накладные их цифровыми копиями в формате XML. РОБОТ В ШТАТЕ не требует относиться к себе как к большому IT проекту, не надо ждать нового високосного года. 10 минут и вы как поставщик начали выгружать накладные и через некоторое время ваши клиенты стали возвращать заказы. Тоже самое на стороне покупателя – сначала автоматизируется работа с бумажными накладными, а потом менеджеры по закупкам стали покупать, не выходя из 1С. Если прикрутить ЭЦП к выставляемым заказам, то автоматически все встанет – менеджеры не очень любят что-то подписывать, а единственная ЭЦП в малом бизнесе находится в столе у главного бухгалтера, который не будет этим заниматься.




Корпоративные клиенты все время покупают разные товары, в то время как РОБОТ В ШТАТЕ пытается заказать только то, что ранее поставлялось в накладных


Можно выделить 3 типа закупаемых ТМЦ:

  • «Прайсовые» позиции - эти товары компания сама продает, поэтому принципиально важно покупать именно то, что написано в прайс-листе, следовательно, «пополнение» склада – это повторные закупки и с ними можно работать РОБОТОМ В ШТАТЕ
  • «Сырье для производства». Например, технологическая карта говорит о закупке «рыбы красной» для блинов. Казалось бы, снабженец может покупать любую «красную» рыбу любого производителя любой фасовки. Но для производства важно выдерживать качество и характеристики входящего сырья, поэтому компания сократит возможность выбора до нескольких альтернатив. И в этом случае мы говорим о повторных поставках с выбором из нескольких альтернатив с чем умеет справляться РОБОТ В ШТАТЕ.
  • Общехозяйственные расходы. В общем объеме закупок компании этот вид ТМЦ существенно меньше двух первых и именно эти товары имеют ввиду, говоря о «не предопределённости» закупок. Офис менеджер имеет возможность выбирать канцтовары из огромного каталога в поисках новинок. Учитывая, что эти товары не перепродаются и не используются в качестве сырья –трата драгоценного времени на поиск новых и красивых канцтоваров – это расходы компании. Намного проще стандартизировать закупки и повторять их снова и снова.




Наши клиенты совмещают товарные позиции в «… в ассортименте»


Они поступают совершенно правильно – в рамках своей учетной политики. Например, ваш клиент – строительная компания, которая на языке смет называет любой «цемент» одной записью «Цемент в мешках…». Именно эта позиция фигурирует в сметных программах и именно эту позицию должен закупить снабженец. В документах поставщиков фигурируют же полные названия – с брендом, гостом и тд. БТС может сделать такую записать

«Цемент в мешках» у «Поставщика Х» Называется «цемент…….», а также

«Цемент в мешках» у «Поставщика Х» Называется «цемент другой марки…….»

Таким образом БТС содержит информацию о том, что нужный вам товар есть у Поставщика Х и вы можете узнать конкретно – какие именно марки вы можете купить.




Получается, что РОБОТ В ШТАТЕ может обслуживать только продажи постоянным клиентам


Действительно, для автоответчика принципиально важно получить от клиента заказ в терминах собственной номенклатуры. Накопление этого сопоставления происходит с помощью электронных накладных, логичным является то, что для первой продажи функционал РОБОТА не очень подходит. Но на самом деле РОБОТ может обслужить и в первый раз – только вместо файла накладной новый клиент может использовать такой замечательный инструмент как ПАРЕТО, который и реализует знаменитый принцип «80% продаж обеспечивает 20% ассортимента».

Рассмотрим пример первой продажи

Клиент использует РОБОТА В ШТАТЕ и хотел бы оценивать свои заказы еще у нового поставщика. Снабженец может позвонить вашему менеджеру и попросить – выслать лучшие предложения по разделу каталога «БУМАГА

А4» или «цемент в мешках» - в зависимости что ему нужно. Поставщику достаточно выслать Парето файл, указав «глубину анализа» и «количество» лучших продаж в соответствующем каталоге. Новый клиент получит файл с названиями ваших лучших позиций и произведет первичное сопоставление со своей номенклатурой – аналогичным способом как при загрузке накладной. Сразу после этого клиент может заказывать счет через автоответчик.

Для отдела продаж Парето файлы дают уникальную возможность побороться за заказ непосредственно в учетной базе клиента. Чуть подробнее об этой случае.

Клиент формирует «заказ поставщику» в котором 20 товарных позиций, объединенных логически, например, строительные материалы. Допустим, один из поставщиков имел опыт поставки только 1 товарной позиции из заказа, но менеджер может ему позвонить и попросить обогатить свою БТС товарами из нужных ему разделов (перчатки рабочие, маска сварщика и т.д). После получения файла менеджер отправляет заказ в адрес этого поставщика. Получается, что поставщик смог «зацепиться» за длинный заказ лишь 1 позицией, но РОБОТ В ШТАТЕ помог ему полноценно оценить заказ и побороться за этого клиента. Этот лид обошелся поставщику в … 2 рубля - стоимость отправленного Парето файла. Позвонил бы клиент если бы его БТС не «порекомендовала» поставщика? Доподлинно неизвестно.




ПАРЕТО, BestSeller, BestPrice - революционные решения для b2b торговли


ПАРЕТО позволяет обогащать БТС клиента новыми товарами (которые не заходили клиенту через накладные). Если поставщик предложит своему клиенту весь свой каталог (например, 45 000 товаров), то клиент встретит это не очень воодушевлённо – 99% каталога он никогда не купит. Но если такой поставщик пришлет 5 своих самых продаваемых товаров по интересному разделу каталога – то клиент быстро сопоставит товары со своим и будет заказывать из этих «бестселлеров». РОБОТ В ШТАТЕ имеет 2 типа ПАРЕТО файлов.

Стандартный Парето – Менеджер по продажам отправляет клиенту несколько лучших товаров по отдельному каталогу за указанные срок продаж. Желательно выбирать «каталог» с едиными единицами измерений, так как РОБОТ анализирует количество. Будет плохо если в одном каталоге есть и штуки, и килограммы. Но перед отправкой можно всегда убедиться в правильности отбора. Этот вид Парето может быть использован при запросе от клиента при первой продаже или для обогащения БТС постоянному клиенту.

Второй вид - Смарт Парето. Его работа чуть более сложна, но эффективнее. Представьте ситуацию – клиент купил откровенно неудачную позицию. У поставщика она редко продается, а значит условия по ее закупке не очень льготные, следовательно, цена совсем не конкурентная или товар вообще больше не производится. Учитывая то, что каталоги предприятия все чаще превышаю 10, 50 тысяч SKU ситуация довольно распространенная. Клиент, основываясь на опыте закупки этого товара, вновь заказывает эту позицию, хотя поставщик может порекомендовать ее замену.

Для рекомендации есть 3 способа:

  1. Автоматическое выставление счета BestSeller – отдельный счет, в котором все заказанные позиции будут проанализированы и заменены аналогами, которые продаются лучше всего.
  2. Автоматическое выставление счета BestPrice – отдельный счет, в котором все заказанные позиции будут проанализированы и заменены аналогами, которые являются самыми дешевыми.

Недостатками этих подходов является то, что клиент получит счет на e-mail и не произведет обучение своей системы новым товарным позициям и в следующий раз будет вновь заказывать не самые лучшие. Для этой проблемы есть следующее решение – Смарт Парето

  1. Система проанализирует заказ и для каждого товара найдет нужное количество (рекомендуем не более 2) аналогов, которые продаются лучше всего (самый лучший будет виден в счете BestSeller) и отправит клиенту файл Смарт Парето для сопоставления (файл сформируется и отправится автоматически – при обработке входящего заказа). Если в заказе было 10 товарных позиций, то клиент получит до 20 «самых-самых» лучших аналогов. Клиент сможет сопоставить эти новые позиции и в следующем заказе велика вероятность того, что клиент будет заказывать именно то, на чем специализируется поставщик. Постепенно с каждой сделкой, заказом клиент будет обогащать данным поставщика собственную БТС, а значит поставщик все чаще сможет обслужить этого клиента и не позволить ему искать поставщика в интернете.

А теперь представьте, что к вам пришел заказ в 30 строк. Максимум что сделает ваш менеджер сегодня – просто его оценит, в лучшем случае – попытается порекомендовать замену отдельных (самых значимых) позиций и на это может потребоваться несколько часов. РОБОТ В ШТАТЕ сделает следующее:

  1. Оценит заказ
  2. Предложит поменять все позиции на лучшие по продажам BestSeller
  3. Предложит поменять все позиции на самые дешевые BestPrice
  4. Подготовит Смарт Парето - рекомендации для обогащения БТС клиента лучшими 20 аналогами.

На все это система потратит около 1 секунды и по текущим расценкам – 12 рублей (10 рублей за входящий заказ и 2 рубля за исходящий Парето).




Чем аналог отличается от подкаталога


Логично объединять однотипные товары «папкой», например, Бумага А4. Но даже внутри однородных товаров можно выделить большое число «вариаций», например, Дорогая/средняя/дешевая или Импортная/отечественная. Чтобы не диктовать стандарты каждому предприятию РОБОТ В ШТАТ использует альтернативный вариант объединения «полных аналогов» - путем создание новой «служебной номенклатуры» (демонстрация 24:00), например, «Бумага А4 Премиум класса», где указаны «комплектующие» с перечнем SKU, например, дороже 500 рублей за пачку. Такие служебные номенклатуры нужно сделать достаточно логичными, чтобы не предлагать клиенту товар из незапрошенной им группы. Например, клиент - строительная компания ведет учет перчаток (спецодежды) по видам и хочет купить «Перчатки рабочие дешевые», что является и для поставщика «эконом». С помощью создания аналогов в эконом сегменте в бестселлере не будут отправлены перчатки стоимость 300 рублей, а именно то, что клиент хочет. Другой пример, офис менеджер заказывает сотрудникам письменные принадлежности и организовал отдельный учет «письменные набор ЭКОНОМ» и «Письменный работ Руководство» - очевидно, что и на стороне поставщика нужно разделять ручки «Паркер» от «BIC» – оба товары являются «Ручками», но не взаимозаменяемыми аналогами. Чем лучше вы настроили аналоги – тем более вероятнее что ваш клиент будет покупать у вас.




РОБОТ В ШТАТЕ является каналом продаж?


РОБОТ В ШТАТЕ – это еще один канал продаж, но специализированный для b2b. Наша наблюдения показывают, что большинство компаний микро, малого и среднего бизнеса вынуждены использовать учетные программы (особенно в свете внедрения онлайн касс). Одна из их функций – фиксировать факт закупки товара у поставщиков. Очень много даже небольших компаний оценили удобство планирования закупок в 1С. Одни клиенты могут использовать этот канал, другие продолжат звонить менеджерам, третьи будут выбирать товар на сайте. Пусть каждый выберет свое. РОБОТ В ШТАТЕ не требует отказа от иных способов получения заказа.

Встанем на сторону Клиента:

Менеджеры по продажам (если ваш клиент тоже перепродает товар b2b) создают документы «Заказ покупателя» с перечнем необходимого. После изменения его статуса на «Согласовано» менеджер по обеспечению может автоматически получить перечень товаров к отгрузке и должен решить – какой товар можно отгрузить со склада, а какой дозаказать у поставщика. Если менеджеры генерируют десятки заказов ежедневно Excel не может справляться с анализом и компании используют инструменты планирования закупок в 1С.

Другой пример – обеспечения производства сырьем, где производственный менеджер формирует «внутренние» заказы и график поставки. Обязанность менеджера по закупкам – лишь выбрать перечень заказов, объединить их в логически (канцтовары, металл, продукты) и начать поиск поставщика.

РОБОТ В ШТАТЕ предлагает поставщикам начинать обслуживать своих клиентов именно там где, родился этот заказ – в учетной систем клиента и не ждать, пока снабженец начнет искать его в поисковых системах, что существенно дороже и практически не автоматизировано.




Как отдел маркетинга может управлять лояльностью клиента в этом канале?


  1. «Прописать» себя как «рекомендованного» поставщика в его БТС. Если поставщик имел опыт поставки нужного товара, то именно он получит первый лид.
  2. Зацепиться за весь заказ даже если имел опыт продажи только 1 товарной позиции. Клиент позвонит и попросит обогатить свою БТС с помощью Парето – ведь купить у проверенного поставщика намного проще – чем приводить нового, подписывать с ним рамочный договор.
  3. Рекомендовать клиенту замену заказанных позиций, на самые лучшие. Вполне вероятно, что клиент выберет именно BestSeller и вы сможете продавать лучшие товары в еще большем количестве, а значит получите еще более выгодные цены от своих поставщиков
  4. Во времена экономического кризиса цена для многих клиентов является важным атрибутом сделки. Если клиент ищет лучшие цены - дайте самые дешевые аналоги. Пусть клиент принимает решение какой из 3 счетов оплатить: то, что он заказал, самые популярные или самые дешевые аналоги
  5. Если клиент хочет товарный кредит, то РОБОТ В ШТАТЕ сам сделает наценку. Управляйте сроком и процентными ставками.
  6. Работайте с новыми клиентами, рассылайте им только те товары, где вы являетесь лидерами рынка – Парето.
  7. Изменяйте цены внутри 1С – все новые заказы будут оценены по-новому. Хватит рекламировать снижение цены на 1 товарную позицию на гигантских билбордах. Рекламную кампанию по снижению цен можно инициировать мгновенно и проводить ее от нескольких часов, а потом анализируйте – вызвало ли снижение цены роста продаж отдельных товаров
  8. Продвигайте «нужные» аналоги, меняйте коэффициент для выдачи BestSeller (на демонстрации с 24:00)




РОБОТ В ШТАТЕ невыгоден менеджеру по продажам, так как заменяет его?


На самом деле это так выглядит только на первый взгляд. Сейчас менеджер может эффективно обслуживать 10-20 «своих» постоянных клиентов и некоторое количество входящих лидов от новых. До 50% своего времени он тратит на «оцифровку» неструктурированных заказов, самый современный из которых «фотография рукописного текста прораба», присланная в WhatsApp. За это ему начисляется несколько процентов либо от стоимости, либо чуть больше, но от валовой прибыли заказа. За эту работу хороший менеджер получает в среднем 100-150 тысяч рублей и вроде бы менеджера эта ситуация устраивает – отсутствие необходимости холодных звонков, все стабильно.

РОБОТ В ШТАТЕ позволяет существенно повысить заработок менеджера, так как забирает рутину по оцифровке входящих заказов, бесконечных коммуникаций – «а есть такая же, но с перламутровыми пуговицами?». Менеджер начинает оперировать целыми заказами, коммуницировать с клиентом и предметно обсуждать рекомендации. В конечном итоге менеджер с помощью его личного напарника - РОБОТА В ШТАТЕ может эффективно контролировать не 10-20 клиентов, а 100 и доход такого специалиста может спокойно достигать 300 тысяч рублей в месяц даже в несезон, так как повысилась эффективность работы человека в 10 раз, а доход только в 2 раза. Выгодно и менеджеру, и предприятию, ведь руководству нужны менеджеры с такой колоссальной эффективностью.




Как учесть доставку


Условия отгрузки товара может быть разными и РОБОТ В ШТАТ имеет базовое допущение – отгрузка на условиях самовывоза с вашего склада. Поэтому вопрос дополнительной логистики обсуждает с клиентом на втором этапе. Клиент понимает, что выставленный счет идет именно на условиях самовывоза – это ваши базовые цены, так как рассчет логистики потребует дополнительных настроек (куда, какой автомобиль должен вести, его масса) - что довольно сложно подвергается просчету.




Нужно ли оценивать товар, которого нет в наличии


Сложный вопрос. Здесь все зависит от поставщика – клиент попросил вас поставить товар, который ЕСТЬ В ВАШЕМ ПРАЙС ЛИСТЕ, но фактически его нет. Что делать в такой ситуации.

  1. Товар физически больше не продается. В этом случае – уберите товар из Прайс-листа. Тогда автоматически выставляемый счет не будет отправлен клиенту, так как одна из его строк не имеет цены. Заказ будет сохранен, менеджер может его посмотреть и связаться с клиентом. При этом РОБОТ В ШТАТЕ отправит клиенту рекомендации BestSeller/BestPrice, что является выходом из ситуации. В любом случае вы получаете диалог с клиентом.
  2. Товар нужно купить на стороне. Можно доработать РОБОТА В ШТАТЕ и автоматически оценивать товар у поставщиков, выбирать минимальную сумму, делать наценку и перевыставлять клиенту.

Рекомендация - Если вы не продаете товар, так как им больше не занимаетесь – уберите его из прайс-листа.




Резервировать или не резервировать.


Ввиду того, что вы выставляете 3 счета (с учетом бестселлера и бестпрайса) вопрос какой счет ставить в резерв сложный. Мы рекомендуем не использовать резервы до тех пор, пока клиент сам не обратился и не указал – какой счет он хочет оплатить. Этап переговоров является практически обязательным условием. РОБОТ В ШТАТЕ не может продавать (хотя в следующем примере мы покажем сценарий) – его задача выставить счет и рекомендации клиенту. Далее менеджер должен обсудить посмотреть остатки, предложить логистику, поменять отдельные строки в заказе, скомбинировав 3 счета, дать дополнительную скидку или отменить наценку на товарный кредит – эти функции остаются у менеджера.

В каких случаях РОБОТ В ШТАТЕ может ставить резерв на товар:

Клиент отправил запрос, РОБОТ В ШТАТЕ совместно с другими настройками программы проанализировал свои остатки на своем складе и понимает – что товара достаточно и выставляет 3 счета с комментарием, что клиент может выбрать любой из счетов для оплаты. При поступлении денег оплаченный счет резервируется, а другие аннулируются.

Второй кейс. РОБОТ В ШТАТЕ выставил 3 счета с комментарием, что перед оплатой необходимо уточнить – какой счет клиенту больше нравится для проверки фактического наличия товара. Клиент отправляет запрос, система проверяет возможность резерва и резервирует, отвечает - что счет можно оплачивать.




У всех наших клиентов разные цены.


Механизм ценообразования в специализированных «торговых» конфигурациях 1С довольно гибкий, но предусматривает существования нескольких видов «прайс-листов», например, Оптовый, розничный, мелкий опт и т.д. Если поставщик не зарегистрировал цены и его менеджеры фактически вольны назначать любую цену – то автоматизировать РОБОТОМ будет невозможно. Мы рекомендуем использовать механизм ценообразования для отдельного клиента. Например, клиент 1 получает цены (они записываются в «договоре») «Мелкий опт» и автоматически будут предложены при оформлении заказа. Если разным клиентам нужно разное ценообразование – создавайте динамические прайслисты, которые меняются в зависимости от базового вида цен. Но ситуация, когда у компании 20 клиентов и все работают с разными ценами сложна для представления и чем большим количеством товаров оперирует поставщик – тем более он вынужден стандартизировать цены.




Безопасность и технические аспекты.


  1. РОБОТ В ШТАТЕ не использует цифровую подпись. Поставщик всегда может отказаться исполнять выставленный счет, сославшись на ошибку (неправильная цена/товара нет на складе). В противном случае менеджер будет вынужден перед ответом проверять счет, а значит пропадает идея «мгновенного выставления счета». Если поставщик все время отказывается исполнять выставленный счет – просто заблокируйте его и не отправляйте свои заказы. Этого его приучит контролировать цены в своей 1С.
  2. ПЛАТФОРМА РОБОТ В ШТАТЕ не собирает и не хранит данные БТС участников. Это конфиденциальная информация, которая хранится в учетных базах наших клиентов. Более того – если мы начнем собирать эту информацию, то будем вынуждены принимать беспрецедентные меры по ее охране и потеряем доверие.
  3. ПЛАТФОРМА РОБОТ В ШТАТЕ не имеет доступа к содержимому заявок и накладных. Мы отвечаем за подготовку, транспорт и использование файлов наших партнеров. Каждый файл шифруется персональными «исходящими» паролями, который назначает каждый поставщик для отдельного клиента и сообщает получателям независимым от нас способом. Остерегайтесь операторов EDI, которые требуют «сопоставления со своим каталогом товаров» и будут хранить эти данные у себя или не будут поддерживать конфиденциальность данных.
  4. РОБОТ В ШТАТЕ позволяет не хранить цены на сайте, ведь эти данные используются конкурентами для мониторинга ваших цен. Оценивайте заказы клиентов внутри своей системы, применяя к разным клиентам разные цены. Если ваш конкурент обратится к вам с оценкой «всего прайса» под видом клиента – можно ограничить оценку, например, максимум 50 строк, а «подозрительных» клиентов заблокировать и не отвечать на их запросы. РОБОТ В ШТАТЕ – приватное общение бизнес-партнеров.




РОБОТ В ШТАТЕ – это сервис для поставщиков или клиентов.


Любой поставщик сам является клиентом, приобретая товары у производителей или дистрибьюторов. Например, вы имеете каталог в 100 000 SKU (!). Ваши складские остатки либо минимальны – либо отсутствуют принципиально. Все ваши заказы фактически обеспечиваются вашими поставщиками, которые не так круто, как вы умеете продавать. Вы получаете от клиента заказ в 100 товарных позиций, и РОБОТА В ШТАТЕ можно научить делать следующий финт:

  1. Переадресовать заказ собственным поставщикам на основе вашей собственной БТС
  2. Получить предварительный счет от нескольких поставщиков
  3. Выбрать счет с минимальной итоговой суммой
  4. Сделать наценку и перевыставить счет вашему клиенту

Ваш клиент получит ответ через несколько минут, полагая что все это вы имеете на складе, но фактически это не так. Ваша компания стала компанией 21 века и автоматизировала процессы продажи и закупки с помощью РОБОТА В ШТАТЕ. А теперь сравните – вы выставили счет практически мгновенно, а ваши конкуренты все еще ждут звонка от клиента и платят поисковым сервисам за лиды.





РОБОТ В ШТАТЕ не является бухгалтерским сервисом, а предназначен для повышения эффективности продаж/закупок

+7 (495) 120-32-69

robot@robotvshtate.ru

© 2016-2020